Cuando una empresa decide presentarse a AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN / CALIFICACIÓN o AUDITORIA EXTERNA es porque ya tiene todo listo para hacerlo, lo cual no quiere decir que haya documentos y/o actividades en proceso, esto debido precisamente a que la organización se encuentra trabajando!
Lo mas adecuado antes de presentarse a auditoría externa es elaborar un “check list” con los requerimientos de cada norma en cada uno de sus numerales; esto es, tener claridad sobre los “DEBE”, en el caso de las normas ISO.
Para el caso de la Guía RUC, lo mejor es haber realizado la autoevaluación con el fin de determinar en que nivel de implementación se encuentra el sistema de la empresa.
A continuación, te compartimos nuestra «Check List» para implementar un Sistema de Gestión:
1. Definir el contexto organizacional
- La organización se puede basar en un DOFA para determinar cuáles son los agentes internos y externos que lo afectan y de que manera.
- Elaborar un cuadro donde se definan partes interesadas (clientes, proveedores y todos los necesarios) y la forma en la que interactúan con la empresa.
3. Determinar el alcance del sistema, ajustado a lo que realiza la organización en la actualidad.
4. Definir los procesos organizacionales y su interacción (mapa de procesos). Se debe elaborar una caracterización por proceso, donde se indiquen todos los responsables, riesgos, oportunidades, indicadores, etc.
2- Determinar el Liderazgo
- lo más importante es el compromiso gerencial, desde donde se brindan los recursos y directrices para la correcta implementación y ejecución del sistema.
- Se debe tener comprensión de los requisitos del cliente, teniendo en cuenta sus necesidades y expectativas y como la empresa esta realmente preparada para cumplirlos.
- Por ultimo es necesario establecer, documentar, comunicar y mantener la política de calidad.
3- Establecer roles, responsabilidades y autoridades
La alta gerencia debe determinar el (los) responsable (s) del sistema, quien se encarga de implementar las actividades, hacer cumplir las actividades e
informar a la gerencia el avance del sistema.
4- Ejecutar la planificación
- Esto es tomar acciones para abordar riesgos y oportunidades y la forma como se van a afrontar cada uno de ellos.
- Se deben fijar los objetivos de calidad, teniendo en cuenta los procesos, funciones y niveles pertinentes para el sistema de gestión y de esta manera fijar objetivos alcanzables y medibles que aporten al crecimiento de la organización.
- Se deben planificar los cambios según la necesidad que presente el SGC, y se debe llevar el registro de los mismos.
5- Apoyo al Sistema de Gestión de Calidad
- Determinar los recursos necesarios para el buen desempeño del sistema.
- Proporcionar el personal imprescindible para la implementación y ejecución del SGC.
- Contar con la infraestructura adecuada para la buena ejecución de las actividades.
- Suministrar el ambiente preciso para el buen desempeño de los procesos y las personas.
- Contar con el seguimiento y la medición apropiados que aseguren la validez y fiabilidad de los resultados.
- Cuando sea necesario, registrar la trazabilidad de la medición que proporcione la confianza requerida por el cliente.
- Afianzar la toma de conciencia por parte del personal que hace parte de la organización, con relación al SGC.
- Registrar el conocimiento “Know How” de la organización y que sea de conocimiento general para evitar pérdida de la información relevante.
- Asegurar la competencia del personal con base en educación, formación y experiencia.
- Definir los canales de comunicación internos y externos y la forma de ejecutarla.
- Contar con la información documentada necesaria para demostrar la eficacia del sistema, la creación, actualización y los controles necesarios para la misma.
6- Operación
- Planificar y controlar la operación.
- Determinar, revisar y tener en cuenta los cambios en los requisitos (normativos, legales, reglamentarios) con que cuenta la organización para cumplir con los productos / servicios.
- CUANDO APLIQUE establecer, implementar y mantener un proceso de diseño y desarrollo, adecuado a la organización. OJO: Este es el numeral 8.3 de la ISO 9001:2015, el cual puede ser excluido al momento de solicitar la auditoria, en el caso que la empresa no realice esta actividad.
- Realizar control de los procesos, productos y servicios que suministre a organización.
- Ejecutar la producción y provisión del servicio, controlando las etapas de producción, identificando salidas para asegurar la conformidad del producto / servicio, realizando la trazabilidad, cuidando lo que es propiedad de clientes y proveedores, preservando las salidas y la prestación del servicio, determinando actividades post entrega y controlando los posibles cambios.
- Definir actividades para liberación de productos y servicios.
- Controlar las salidas no conformes.
7- Evaluación
La organización debe definir actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora para:
- Determinar que necesita seguimiento y medición; métodos y tiempos.
- Medir la satisfacción del cliente.
- Analizar y evaluar los datos que surgen de la medición.
- Realizar auditorias internas, para determinar el nivel de implementación y cumplimiento de la norma.
- Elaborar el informe de revisión por la dirección, con TODA la información preliminar necesaria para tal fin, así como las salidas (numeral 9.3.2. ISO 9001:2015).
8- Mejora
- Determinar, seleccionar e implementar las oportunidades de mejora para cumplir y satisfacer las necesidades del cliente.
- Detectar las posibles no conformidades ocasionadas de cualquier forma (queja, auditoria, reclamo, etc.) y tomar las acciones para su control y corrección.
- Evaluar las acciones a tomar para eliminar las no conformidades e implementar las que sean necesarias. Se debe conservar el registro de estas acciones.
- La organización debe propender siempre a la MEJORA CONTINUA basándose en el análisis, la evaluación y las salidas de la revisión por la dirección.
